Mappatura dei processi

Mappare il processo è un metodo efficace per comprendere come migliorare le attività che vengono svolte all’interno di un processo.

Cosa è la Mappatura del Processo?

La mappatura dei processi è uno strumento di gestione utilizzato per rappresentare visivamente, a seconda delle esigenze, il flusso di lavoro, i passaggi e le persone coinvolte, gli strumenti utilizzati ed il tempo di attraversamento in un processo aziendale. Queste mappe sono anche comunemente chiamate diagrammi di flusso o mappe delle relazioni.
Noi utilizzano questo strumento per mettere i nostri clienti nelle condizioni di acquisire una migliore comprensione di un processo e per migliorarne l’efficienza.
Creando diagrammi facili da seguire, i reparti interessati possono identificare gli aspetti di un processo che può essere migliorato. Ciò include l’identificazione dei colli di bottiglia nei flussi di lavoro e altre inefficienze come le attività ripetitive che possono essere automatizzate oppure cosa si può digitalizzare.

I benefici di avere i processi mappati

La mappatura dei processi aziendali offre molti benefici.

I vantaggi più specifici della creazione di una mappa di processo includono:

• Incrementare la job satisfaction.
I dipendenti sanno cosa aspettarsi, quali sono le loro responsabilità e apprezzano la trasparenza fornita da una mappa dei processi. Visualizzando il processo possono contribuire a migliorarlo.

• Migliorare le prestazioni dei dipendenti.
I dipendenti che comprendono i propri ruoli e dove trovare aiuto quando ne hanno bisogno, sono più produttivi.

• User friendly.
Le mappe dei processi sono semplici da seguire e l’ideale per la formazione/Academy del personale e/o sessioni di brainstorming. Sul mercato si possono trovare software che rendono semplice disegnare e testare i processi, così come condividerli con il team. Noi grazie alla nostra esperienza abbiamo realizzato un template molto pratico.

• Certificazioni.
Aiuta ad ottenere o mantenere le certificazioni aziendali come ISO 9000 and 9001, IATF ecc..

• Problem solving e cost saving.
Una mappa dei processi aziendali consente alle organizzazioni di testare ipotesi ed il “cosa se”, semplificando l’identificazione dei problemi e delle potenziali soluzioni.

Il nostro metodo

Con l’esperienza maturata sul campo in aziende di diversi settori industriali, abbiamo sviluppato una griglia per rilevare non solo i processi, le attività alternative e facoltative, gli strumenti utilizzati, ma anche i tempi di attraversamento per raccogliere in un solo modulo tutte le attività.

Come funziona

– Intervistiamo il management per comprendere l’esigenza.
– Definiamo lo scopo insieme al management.
– Identifichiamo il team da coinvolgere.
– Comunichiamo l’attività al team.
– Condividiamo il metodo di lavoro (interviste e affiancamento on the job).
– Insieme al team ci diamo un tempo/obiettivo per completare il progetto.
– Facciamo settimanalmente un check sullo stato avanzamento lavori dove verifichiamo insieme al team, l’elenco delle attività registrate e se ci posso essere già dei miglioramenti.
– Condividiamo insieme al team il lavoro finale prima di presentarlo alla Direzione/Proprietà.
– Pianifichiamo le attività di miglioramento, monitoraggio e, una volta validato, predisponiamo un manuale per l’azienda/divisione.

Esempi comuni di mappe di processo

Esistono molti tipi diversi di mappe di processo. Quale si utilizza dipende in gran parte dal tipo di processo che si desidera mappare e dagli obiettivi di business. Fondamentale avere prima chiaro cosa si vuole ottenere, lo scopo. Di seguito sono riportati alcuni tipi di mappe di processo comunemente utilizzati.

Flowchart base

Un diagramma di flusso di base è utile per creare una semplice mappa che illustri gli input e gli output di un processo. Alcuni casi d’uso ideali per i diagrammi di flusso di base includono la pianificazione di nuovi progetti, l’analisi e la gestione dei flussi di lavoro e il miglioramento della collaborazione tra i membri del team. I diagrammi di flusso possono essere creati manualmente utilizzando i simboli tipici della mappa del processo, o in pochi minuti utilizzando un software di gestione dei processi aziendali.

Mappa del processo di livello superiore (Top-down)

Una mappa del processo di livello superiore, o mappa top-down, mostra come funziona un processo in un numero limitato di passaggi. Fornisce una rapida istantanea di ciò che fa un processo ma non entra nei dettagli su come viene eseguito un processo. Le mappe dei processi Top-down sono ideali per discutere i processi con la leadership o terze parti che non richiedono di entrare nel merito delle singole attività.

Mappa del processo dettagliata

I dettagli sono utili per comprendere le complessità di un processo. A differenza di una mappa dei processi Top-down, le mappe dettagliate includono anche sotto processi; rendendolo più utile per identificare le inefficienze e per documentare i punti decisionali all’interno di un processo.

Un sottoprocesso è un’attività composta inclusa in un processo. In altre parole, è un sottoinsieme di un altro processo principale. Lo scopo di base del sottoprocesso è quello di suddividere i processi complessi in piccole unità per ridurre la complessità e di facile comprensione.
Il vantaggio di base del sottoprocesso è quello di semplificare il processo principale e di facile comprensione ad alto livello. Spesso, un sottoprocesso indipendente può essere riutilizzato in un processo di grandi dimensioni poiché non dipende da un particolare processo principale e può essere utilizzato senza alterazioni.

SIPOC

SIPOC aiuta gli stakeholder a identificare gli elementi chiave di un processo. L’acronimo sta per Supplier – Input – Process – Output – Customer. SIPOC assomiglia a una tabella o un grafico più che una mappa.
Elencare gli elementi chiave, tuttavia, è un importante precursore per la creazione di una mappa di processo più dettagliata.

I diagrammi SIPOC aiutano anche a definire l’ambito di processi aziendali complessi e sono utili per le parti interessate quando si discute di un processo. Si visualizza tutto il processo dal fornitore al cliente.

Mappe Swimlane (interfunzionali)

Swimlanes, o mappe interfunzionali, vengono utilizzate per mostrare “chi fa cosa”. Separano le attività in corsie o canali a seconda di chi è responsabile dell’esecuzione dell’attività o del processo. Le mappe Swimlane sono utili per scopi gestionali. Sono ideali per formare nuovi dipendenti e aumentare la responsabilità. Le mappe Swimlane aiutano anche le parti interessate a comprendere i flussi di lavoro e come si relazionano e interagiscono con altri processi aziendali. 

Value Stream Maps

Le mappe del flusso di valore mostrano i passaggi necessari per fornire un prodotto o un servizio ai clienti. Utilizzano un sistema di simboli per illustrare flussi di informazioni e attività. Le mappe del flusso di valore sono particolarmente utili per identificare gli sprechi/colli di bottiglia all’interno e tra i processi. Hanno anche un ruolo importante nell’identificazione delle opportunità e nella pianificazione di progetti futuri.

Quali strumenti per creare una Mappa del Processo?

Sul mercato esistono diversi modelli acquistabili e scaricabili, quelli più comunemente utilizzati sono della https://www.lucidchart.com/pages/product.
E Visio della Microsoft, Però qualsiasi software che faccia bene i flow charts è idoneo allo scopo.

 

Dove puoi sbagliare?

Le mappature dei processi, senza dubbio, sono strumenti estremamente utili che facilitano i miglioramenti nei processi. Ma ciò non significa che dovrebbero essere applicati ovunque e comunque. I manager dell’organizzazione dovrebbero essere cauti durante l’utilizzo delle mappe dei processi. Sono state identificate diverse aree in cui le mappe di processo possono andare storte e questi problemi sono generalmente correlati all’uso del metodo delle mappe di processo e alla pianificazione ed esecuzione della mappatura di processo. 

Alcuni degli errori comuni relativi alla mappatura del processo sono illustrati come sotto:

 

Errore 1: applicazione di mappe di processo su tipi di processo inadeguati.

Errore 2: messa a fuoco poco chiara della mappatura del processo.

Errore 3: ossessione per la progettazione di una mappa di processo “perfetta”.